Excel ile İnşaat Takibi Neden Bir Noktadan Sonra Çöker?

Excel neden bu kadar yaygın?

Neredeyse her müteahhit Excel'le başlar ve bunda tuhaf bir şey yoktur. Excel ücretsize yakındır, herkes az çok bilir, istediğiniz sütunu açarsınız ve kimse size nasıl kullanacağınızı dayatmaz. İlk projede, on beş dairede, üç tedarikçide bu esneklik gerçekten avantajdır.

Sorun Excel'in kötü olması değil. Sorun, bir tablonun tek kullanıcılı, tek anlık ve bağlantısız olmasıdır. İnşaat işi ise çok kullanıcılı, sürekli değişen ve her kaydı birbirine bağlı bir iştir. Bu uyumsuzluk küçük ölçekte gizlenir, ölçek büyüdükçe ortaya çıkar.

Kırılma noktası 1 — Aynı bilgi birden fazla yerde

Bir daire satıldığında bu bilgi en az dört yeri ilgilendirir: daire stok listesi, müşteri listesi, taksit tablosu ve gelir tablosu. Excel'de bunların dördünü de elle güncellemeniz gerekir.

Üçünü güncelleyip dördüncüyü unuttuğunuz gün, tablolar birbirini tutmaz. Ve hangisinin doğru olduğunu anlamanın bir yolu yoktur — çünkü hepsi eşit derecede 'resmî' görünür.

Kırılma noktası 2 — Formüller sessizce bozulur

Excel'de bir satır silmek, araya satır eklemek veya kopyala-yapıştır yapmak formül aralıklarını kaydırabilir. En tehlikeli tarafı, bunun hata vermemesidir. Tablo çalışmaya devam eder, sadece yanlış toplar.

Aylar sonra fark edilen bir toplama hatası, o dönemde alınmış her kararı şüpheli hâle getirir.

Kırılma noktası 3 — Aynı anda iki kişi çalışamaz

Şantiye şefi puantajı girerken siz aynı dosyada tahsilat işlemek isterseniz iş tıkanır. Pratikte çözüm, dosyanın WhatsApp'ta gidip gelmesi olur: 'son hâli bu', 'hayır bendeki daha güncel', 'sen hangisini açtın?'

Bu noktadan sonra artık tek bir gerçek yoktur; birden fazla sürüm ve birden fazla gerçek vardır.

Kırılma noktası 4 — Yetki ayrımı yapılamaz

Şantiye şefinin puantaj girmesi gerekir ama daire satış fiyatlarını, müşteri borçlarını ve kâr marjınızı görmesi gerekmez. Excel'de dosyayı paylaştığınızda her şeyi paylaşmış olursunuz.

Sayfa gizlemek veya parola koymak çözüm değildir; ikisi de kolayca aşılır ve zaten dosya bir kez gönderildiğinde geri alınamaz.

Kırılma noktası 5 — Geçmiş kaybolur

Bir hücre değiştirildiğinde eski değer yok olur. Kim değiştirdi, ne zaman değiştirdi, önceki değer neydi — hiçbiri kayıtlı değildir.

Bir taşeronla ödeme konusunda anlaşmazlık çıktığında dayanacağınız kayıt, üzerine defalarca yazılmış bir hücredir.

Kırılma noktası 6 — Belgeler tabloya bağlanamaz

İrsaliye cepte, fiş torpidoda, dekont e-postada, çekin fotoğrafı telefonda durur. Excel satırı ile bu belgeler arasında hiçbir bağ yoktur.

Ay sonunda mali müşavir belge istediğinde, aramaya harcanan süre çoğu zaman kaydın kendisini girmekten uzun sürer.

Kırılma noktası 7 — Soru sormak zorlaşır

"Bu ay kimlerin taksiti gecikti?" veya "Bu tedarikçiye toplam ne ödedik?" gibi sorular Excel'de filtreleme, sıralama ve elle toplama gerektirir. Her soru yeni bir işlemdir.

Soruyu sormak zorlaştıkça daha az soru sorulur. Daha az soru sorulduğunda ise sorunlar geç fark edilir — genelde artık çözülemeyecek kadar geç.

Peki Excel ne zaman yeterlidir?

Tek projeniz varsa, daire sayınız yirminin altındaysa, tek kişi veri giriyorsa ve tedarikçi sayınız azsa Excel gerçekten yeterli olabilir. Bu koşullarda yazılıma geçmek gereksiz karmaşıklık yaratır.

Ancak yukarıdaki koşullardan ikisi bozulduğunda — örneğin ikinci proje başladığında ve şantiyeden veri girmesi gereken biri olduğunda — Excel'in maliyeti görünmez şekilde artmaya başlar. Bu maliyet lisans ücreti olarak değil, kaçan tahsilat ve geç fark edilen zarar olarak ödenir.

• Tek proje, 20 daireden az → Excel yeterli
• İkinci proje başladı → sınır zorlanıyor
• Şantiyeden veri girilmesi gerekiyor → Excel yetmez
• Çek ve cari hesap takibi başladı → Excel yetmez

Sık sorulan sorular

İlgili yazılar