Müteahhit İçin Ön Muhasebe: Muhasebeciye Gitmeden Tutulması Gereken 7 Kayıt

Ön muhasebe ile resmî muhasebe farkı

Resmî muhasebe; vergi beyannameleri, yasal defterler ve mali tablolarla ilgilidir ve mali müşavir tarafından yürütülür. Ön muhasebe ise firmanın kendi işini yönetmek için tuttuğu günlük kayıtlardır: kime ne kadar borçluyum, kimden ne kadar alacağım var, kasada ne var?

İyi tutulmuş ön muhasebe iki iş görür: müteahhidin gerçek nakit durumunu her an görmesini sağlar ve mali müşavire eksiksiz, düzenli belge akışı sağlar.

Tutulması gereken 7 kayıt

1. 1

   1. Gelir ve gider hareketleri

   Her para girişi ve çıkışı: tarih, tutar, kategori (malzeme, işçilik, nakliye, harç…), ilgili proje ve ödeme şekli.

2. 2

   2. Daire satışları ve taksitler

   Hangi daire kime, hangi fiyattan satıldı; peşinat, taksit planı, ödenen ve geciken taksitler.

3. 3

   3. Çek ve senet portföyü

   Alınan ve verilen çekler, vadeleri, durumları (portföyde, tahsil, ciro, karşılıksız) ve kimden kime geçtikleri.

4. 4

   4. Tedarikçi ve taşeron cari hesapları

   Her firmayla alış, hakediş, ödeme ve kesinti hareketleri; anlık bakiye.

5. 5

   5. Planlı ve sabit ödemeler

   SGK, vergi, kira, sigorta, kredi taksiti gibi düzenli ödemeler ve vadeleri.

6. 6

   6. Personel ve puantaj

   Kim kaç gün çalıştı, ne kadar hak etti, ne kadar ödendi, avans verildi mi?

7. 7

   7. Belge arşivi

   Fatura, irsaliye, makbuz, sözleşme ve dekontların ilgili kayda bağlı dijital kopyası.

İnşaatta ön muhasebeyi zorlaştıran 4 durum

• Aynı anda birden fazla proje: bir projenin gideri diğerine yazıldığında proje kârlılığı anlamını yitirir
• Ciro edilen çekler: çek bir cariden çıkıp diğerine geçer; iki tarafın da güncellenmesi gerekir
• Uzun vadeli taksitler: satış bir yılda, tahsilat üç yılda gerçekleşebilir
• Kat karşılığı işler: arsa sahibine verilen dairelerin satış ve maliyet kayıtları ayrı izlenmelidir

Ay sonu kontrol listesi

• Kasa ve banka bakiyesi kayıtlarla tutuyor mu?
• Bu ay tahsil edilmesi gereken taksitlerin hepsi işlendi mi?
• Gelecek ayın çek ve planlı ödeme toplamı ne kadar?
• Tüm faturalar ve dekontlar ilgili kayda bağlandı mı?
• Mali müşavire gönderilecek belgeler tamam mı?

Tek ekranda ön muhasebe

Bu yedi kaydı ayrı Excel dosyalarında tutmak mümkündür ama dosyalar arasında bağlantı yoktur: çek ciro edildiğinde tedarikçi carisini, taksit tahsil edildiğinde kasayı ayrıca güncellemek gerekir.

İNŞA ET'te bu kayıtlar birbirine bağlıdır. Taksit tahsil edildiğinde kasa ve müşteri carisi, çek ciro edildiğinde portföy ve tedarikçi borcu aynı anda güncellenir. Ay sonu raporu ve mali müşavire gidecek liste tek tıkla Excel veya PDF olarak alınır.

Sık sorulan sorular

İlgili yazılar